Votre processus d’inspection vous permet-il de travailler de façon efficace et sur les bonnes choses?

Définition d’une inspection: Processus pour lequel nous avons un grand respect mais qui toutefois donne des maux de tête aux gestionnaires en plus de générer des tonnes de travail; laissant souvent perplexe et désabusés les intervenants en regard aux inspections. 

Les tournées d’inspection sont essentielles et importantes pour les organisations, et ce pour plusieurs raisons afin: 

• D’identifier des dangers pour y apporter des correctifs immédiats ou futurs afin de prévenir des accidents;  
• De veiller à la conformité réglementaire et ainsi éviter les dérogations, plaintes et amendes potentielles; 
• De sensibiliser les employés et les entrepreneurs par des discussions et interventions durant les tournées d’inspection;
• D’assurer l’amélioration continue des procédures et pratiques à l’aide des informations recueillies sur le terrain; et enfin 
• D’améliorer l’engagement des employés par un leadership visible dans le milieu de travail; 

Toutefois, les tournées d’inspections engloutissent du temps précieux et malheureusement sans toujours donner l’impression qu’elles produisent réellement de la valeur ajoutée. Est-ce votre perception?  Je vous propose quelques pistes d’amélioration afin de vous aider à travailler sur les bonnes choses. 

1.Votre processus est-il digitalisé?

 Si vous travaillez encore sur des formulaires papier, vous pourriez sauver un temps précieux à l’aide de la technologie (qui soit dit en passant est de plus en plus abordable).  La digitalisation vous permettra de : 

• Éliminer la perte de temps nécessaire à la retranscription des informations collectées sur le terrain;  
• Documenter en un tour de main les bonnes pratiques et vos non-conformités en temps réel avec des photos ou autre documents pertinents; 
• Générer instantanément des Actions Correctives et Préventives (CAPA); et  
• Obtenir votre niveau de conformité en temps réel et produire des Indicateurs avancés (Leading KPIs).

2. Est-ce que les personnes effectuant des inspections sont aptes à détecter efficacement un élément conforme d’un élément non-conforme?  

La construction de gabarits d’inspection offre rarement la possibilité de préciser les attentes et les exigences sur un élément à inspecter pouvant ainsi générer des non-conformités qui n’en sont pas et encore pire omettre celles qui en sont vraiment car non détectées.  Ce qui amène la question suivante :  Avez-vous vraiment le temps de travailler sur des non-conformités qui n’en sont pas et le luxe de laisser passer de vraies non-conformités?  Sûrement pas!!!  Alors, comment assurer une détection plus efficace des non-conformités? Sûrement pas avec un document papier avec une tonne de lignes et de cases écrites en petits caractères.  

 La digitalisation permet de donner des détails sur les exigences envers un point d’inspection et d’ainsi minimiser la subjectivité. Donnons un exemple.  Vous devez inspecter un atelier mécanique pour sa bonne tenue des lieux.  Que veut dire « bonne tenue des lieux dans votre organisation »?  Probablement que :  

• Les outils sont propres et accrochés sur un panneau de rangement d’outils (shadow board); 
• Les poubelles ne débordent pas et ne contiennent pas de produits dangereux;  
• Les planchers sont propres exempts de produits huileux; 
• Les guenilles souillées sont disposées dans un contenant adéquat; 
• La table de travail  est propre; et que 
• Les outils ne sont pas endommagés. 

La digitalisation des formulaires d’inspection permet d’ajouter des précisions sur les attentes en regards à une exigence opérationnelle.  Permettant ainsi une meilleure visualisation des éléments conformes et une détection améliorée des non-conformités    

 3.La gestion des CAPAs est-elle un cauchemar? 

Les organisations n’utilisant pas la digitalisation des CAPAs font fréquemment reposer la mise à jour des inventaires des CAPAs par une ou quelques personnes.  Cette tâche est laborieuse en plus de ne pas responsabiliser les employés en regard à l’avancement des CAPAs.  Inutile de demander le temps accordé à cette mise à jour et à la production d’indicateurs de performance de ce processus. 

 4.Est-ce laborieux de générer des KPIs au sujet de vos inspections? 

Si votre processus est papier, il est fort possible que vous ne puissiez facilement extraire des données de performance (KPIs) de vos inspections pour votre secteur ou l’ensemble de votre organisation.  Si vous le faites, vous devez probablement éplucher des quantités substantielles de documents papier et comptabiliser le tout dans une tableur quelconque. 

Une petite étude chez nos clients nous a permis d’évaluer que la digitalisation du processus pouvait raisonnablement (et de façon conservatrice) réduire la gestion d’une inspection de 2.5 heures par inspection.    

Vos inspections vous donnent des maux de tête? Laissez-nous vous aider afin que vous puissiez travailler sur qui importe le plus.