Les 5 principaux pièges de l’utilisation de fichiers Excel

L’utilisation de feuilles de calcul pour gérer vos problèmes de SST n’est peut-être pas aussi économique et simple que vous le pensez. 

Les feuilles de calcul peuvent être un excellent outil de travail. Elles sont peu coûteuses, faciles à apprendre et disposent d’une abondance de formules et de fonctions que vous pouvez mettre en œuvre. Mieux encore, vous pouvez concevoir et personnaliser ces fichiers pour les adapter à votre besoin, telle que la gestion SSE. À mesure que votre maturité gestion de la SSE progresse ou que votre entreprise se développe, ces fameux fichiers Excel ou Google Sheets le font aussi… jusqu’à un certain point. Mais quand peut-on déterminer qu’une feuille de calcul passe du statut d’atout à celui de risque? 

Examinons les 5 principaux pièges de l’utilisation des fichiers Excel lorsqu’ils sont utilisées pour des applications en gestion de la santé sécurité et de l’environnement :  

1. Énergivores sans remplacer le papier

Tout doit être saisi manuellement dans ces fichiers. Leur capacité à stocker et à manipuler d’énormes quantités de données remplace une grande partie de la paperasse, mais ils ne peuvent pas remplacer les formulaires ou les rapports. Cela signifie que les formulaires et les autorisations doivent toujours être remplis et déplacés manuellement d’un endroit à l’autre.   

2. L’erreur (est) humaine

Il s’agit d’un problème majeur. Plus la feuille de calcul est complexe, plus le risque d’erreur est élevé. Plus le nombre de personnes utilisant la feuille de calcul est élevé, plus le risque d’erreur est grand. À mesure qu’une feuille de calcul grandit et évolue, on a tendance à créer des feuilles de calcul séparées avec des cellules de connexion. Or, toute modification de la structure des données peut avoir un effet négatif sur les interconnexions entre les feuilles de calcul.  

Toute erreur découverte peut être difficile à résoudre. Il n’y a pas beaucoup d’outils pour trouver la source de ces erreurs.   

3. Étouffe la collaboration

 Il est toujours préférable que le fichier soit utilisé par une seule personne, ce qui devient finalement un obstacle majeur à leur pérennité dans votre organisation. 

 Vous pouvez avoir plusieurs utilisateurs dans un fichier Excel, mais à moins que les cellules ne soient verrouillées, leurs valeurs peuvent être modifiées par n’importe qui. En général, le concepteur, est la personne la mieux positionnée pour l’utiliser et la faire évoluer. Cependant, lorsque la portée des processus nécessite l’implication de plusieurs personnes, cette solution n’est plus viable. 

 Il est possible de configurer ces chiffriers pour qu’on puisse ultimement connaître le nom et les heures auxquelles les employés saisissent des informations. Cela permet de suivre l’entrée des données, mais c’est loin d’être idéal. (Voir Erreur humaine ci-dessus.)  

 Par exemple, vous pouvez structurer les étapes qui doivent être suivies et complétées avant de passer à l’étape suivante, jusqu’à ce qu’une tâche soit approuvée. Les feuilles de calcul peuvent comporter des étapes structurées, mais une personne n’est pas obligée de suivre ces étapes de manière séquentielle, voire pas du tout.  

4. Processus demeurent manuels

Les tableurs ne peuvent pas mettre automatiquement à jour les dernières réglementations ou les derniers formulaires gouvernementaux. Il n’y a pas de tableaux de bord pour des vues d’ensemble ou des rapports instantanés. Chaque rapport ou formulaire qui doit être créé pour la direction est fait manuellement, ce qui prend beaucoup de temps.  

Vous pouvez partager des données en temps réel, mais les seuls résumés qui peuvent être créés rapidement sont des graphiques.   

5. Preuve et responsabilité limitée 

S’il y a plus d’un utilisateur, il peut devenir difficile de garantir l’authenticité des données. Les feuilles de calcul peuvent être écrasées par quiconque y a accès. Il n’y a pas de sécurité sur les données. Si vous avez le mot de passe ou si vous êtes autorisé à ouvrir et à modifier le logiciel, rien ne vous empêche de faire toutes les modifications que vous voulez.   

 Il peut aussi y avoir plusieurs fichiers enregistrés à différents endroits, chacun étant très similaire. Comment savoir quel est le fichier le plus à jour ?  

 Cela peut être un problème important dans le contexte de la SSE où il pourrait y avoir un risque d’amendes ou de pénalités. Les feuilles de calcul ne permettent pas d’établir des preuves. Vous aurez toujours besoin de documents d’accompagnement signés et autorisés afin de prouver la bonne conduite de l’équipe SSE et des autres employés.   

Une solution infonuagique à la rescousse 

Je n’écrirais pas un article sur tous les problèmes liés aux feuilles de calcul si je n’avais pas de solution. CONFORMiT permet de remédier aux limites des tableurs dans la gestion de la SSE. Ce logiciel a fait ses preuves dans de nombreuses entreprises qui doivent gérer des risques et s’occuper de la santé et de la sécurité de leurs employés. C’est un logiciel SaaS qui est créé par des experts en SSE et est ainsi spécifiquement conçu pour la gestion SSE. 

Le logiciel de gestion SSE..  

• Élimine une grande partie de l’erreur humaine
• Réduit considérablement le temps nécessaire à l’accomplissement de nombreuses tâches des intervenants en SST, y compris la quantité de données à saisir
• Réduit considérablement la quantité de documents à remplir
• Fournit un enregistrement courant et horodaté de chaque étape saisie par chaque employé, afin d’obtenir une image claire de la manière dont chaque incident a été étudié
• Permet d’ajouter des photos et des vidéos 
• Permet à plusieurs utilisateurs de travailler en toute sécurité et en temps réel, même à distance
• Fournit des aperçus et des rapports à la direction en temps réel et à tout momen
• Sécurise les informations et éviter que les données ne soient écrasées….et bien plus encore.

Outre les nombreux avantages qu’un logiciel SSE peut offrir, son utilisation peut s’avérer moins coûteuse que celle d’un tableur.  

Un logiciel EHS peut-il réellement être moins cher que votre feuille de calcul interne ?  

La meilleure façon de savoir si vos feuilles de calcul vous coûtent plus cher que l’achat d’un logiciel SSE est de calculer et de comparer les coûts. Vous pouvez obtenir un aperçu de ce processus ici : Calculer la profitabilité d’un logiciel SSE. 

S’il s’avère moins cher d’utiliser le logiciel (avec tous les avantages supplémentaires qu’il offre), vous devez le faire immédiatement avant que vos feuilles de calcul ne posent plus de problèmes.  

Pour une petite entreprise ayant peu de préoccupations en matière de sécurité, le papier ou les feuilles de calcul peuvent encore être la meilleure approche. Dans une entreprise où ces préoccupations en matière de sécurité, les audits, les évaluations des risques et les incidents se multiplient, les feuilles de calcul montrent rapidement leurs limites. Contactez CONFORMiT afin d’obtenir de l’aide pour estimer vos coûts et voir si vos feuilles de calcul sont toujours la solution la plus économique.